Hace algunos meses, participé en la disolución y liquidación de una sociedad limitada de la que fui administrador único durante los últimos cinco años. Tras finalizar el proceso de liquidación, se inscribió la extinción de la sociedad en el Registro Mercantil, pero no deposité ni legalicé los libros societarios (actas, registro de socios, balances) en el Registro Mercantil, ya que desconocía esta obligación.
Hace unos días, he recibido una notificación de la Agencia Tributaria solicitando información sobre los últimos ejercicios fiscales de la sociedad, y he descubierto que no dispongo de los libros debidamente legalizados ni de algunos justificantes contables. Mi preocupación es doble: por un lado, temo que este incumplimiento pueda derivar en sanciones tanto mercantiles como tributarias; por otro, no sé cómo proceder para regularizar la situación, especialmente considerando que la sociedad ya no existe.
Además, ¿qué sucede si algún socio o un acreedor solicita revisar los libros y yo no los tengo disponibles? ¿Puedo ser responsable personalmente como exadministrador por esta falta de diligencia, incluso tras la extinción de la sociedad?
Respuesta del Abogado
Este tipo de situaciones suelen generar muchas dudas porque combinan aspectos del ámbito mercantil, tributario y, en algunos casos, de responsabilidad personal de los administradores. Voy a explicarte las implicaciones de no haber legalizado y conservado los libros societarios tras la extinción de la sociedad, qué sanciones podrías enfrentar y qué pasos puedes tomar para intentar regularizar la situación.
1. Obligación de legalización y conservación de los libros societarios tras la disolución
En primer lugar, es importante aclarar que la obligación de llevar y conservar los libros societarios y contables no desaparece con la disolución y extinción de una sociedad. Según el artículo 30 del Código de Comercio y el artículo 247 del Reglamento del Registro Mercantil (RD 1784/1996), los libros societarios (como el libro de actas, el registro de socios y, en su caso, el libro de contratos con el socio único) deben conservarse durante al menos seis años desde el último asiento o anotación realizada.
Cuando una sociedad se extingue, los liquidadores son los responsables de cumplir con esta obligación, salvo que en la escritura de liquidación se haya delegado la custodia de los libros y documentos en el Registro Mercantil o en otra entidad. Si no se tomó esta medida, tú, como administrador único anterior al cierre, podrías ser considerado responsable de su conservación, ya que las obligaciones pendientes recaen sobre los últimos administradores o liquidadores.
2. Consecuencias legales del incumplimiento
A. Ámbito mercantil
- Falta de depósito en el Registro Mercantil:
La falta de depósito o legalización de los libros societarios puede generar problemas legales si, por ejemplo, algún socio, acreedor o tercero solicita acceso a los documentos para revisar la gestión de la sociedad. En este caso, podrían exigirte responsabilidad por los daños que esta falta de diligencia pueda causar. - Infracción del artículo 34 del Código de Comercio:
La llevanza desordenada o la ausencia de libros podría interpretarse como un incumplimiento del artículo 34 del Código de Comercio, lo que complicaría cualquier reclamación o defensa judicial relacionada con la sociedad. - Responsabilidad personal de los administradores:
Aunque la sociedad esté extinguida, puedes ser personalmente responsable si algún acreedor demuestra que la falta de documentación le ha impedido ejercer sus derechos, como reclamar una deuda o impugnar decisiones de la junta. Esta responsabilidad se fundamenta en la doctrina del levantamiento del velo societario, que permite ir contra el patrimonio personal del administrador en casos de mala fe o negligencia grave.
B. Ámbito tributario
En el ámbito tributario, la falta de conservación de la documentación contable puede dar lugar a sanciones conforme al artículo 200 de la Ley General Tributaria (LGT), que regula las infracciones por incumplimiento de obligaciones contables y registrales. Estas sanciones incluyen:
- Multas de hasta el 1% de la cifra de negocios o del volumen de operaciones no registradas.
- Sanciones adicionales por no aportar documentación requerida durante procedimientos tributarios. En tu caso, la notificación de la Agencia Tributaria sugiere que podrían estar investigando ejercicios anteriores de la sociedad.
Además, la falta de documentos podría llevar a que la Administración aplique el método de estimación indirecta para calcular las bases imponibles, lo que, como hemos visto en otras consultas, puede generar cuotas tributarias mucho más elevadas de lo que correspondería.
3. Posibles soluciones y estrategias para regularizar la situación
Aunque la sociedad ya esté extinguida, hay pasos que puedes tomar para minimizar los riesgos legales y tributarios:
A. Reconstrucción de la documentación contable y societaria
- Recopila la información disponible: Busca documentos fiscales, extractos bancarios y registros electrónicos relacionados con los ejercicios investigados. Incluso si no son los libros legalizados, pueden servir como evidencia para la Agencia Tributaria o los tribunales.
- Solicita copias a terceros: Si trabajaste con asesores fiscales, contables o notarías durante la actividad de la sociedad, podrías solicitarles copias de la documentación que conserven.
B. Depósito de los libros en el Registro Mercantil
Aunque ya no sea posible legalizar los libros como tal, podrías redactar una instancia al Registro Mercantil explicando la situación y depositar la documentación disponible. Esto podría servir como una medida de buena fe frente a posibles reclamaciones futuras.
C. Respuesta a la Agencia Tributaria
En tu respuesta a la notificación, explica las razones de la falta de documentación (por ejemplo, desconocimiento o pérdida) y ofrece toda la información que puedas recopilar. También puedes solicitar una ampliación del plazo para responder al requerimiento mientras trabajas en la reconstrucción de los datos.
D. Prevención de responsabilidades personales
Para protegerte ante posibles demandas de socios o acreedores, documenta todos los esfuerzos realizados para cumplir con tus obligaciones, como la reconstrucción de los libros o el depósito de documentos en el Registro Mercantil. Si la sociedad tuvo liquidadores, asegúrate de que ellos asuman su parte de responsabilidad.
Conclusión
Tu caso combina cuestiones mercantiles y tributarias que requieren un análisis minucioso, pero con una estrategia adecuada puedes minimizar los riesgos y resolver esta situación.
