El uso de hojas de cálculo para emitir facturas ha sido una práctica habitual entre autónomos y pequeñas empresas durante años. Es una herramienta sencilla, accesible y sin coste, ideal para quienes emiten pocas facturas al mes y no necesitan un software más sofisticado.
Sin embargo, con la aprobación del Real Decreto 1007/2023, que regula los requisitos de los sistemas de facturación, ha surgido una pregunta clave: ¿pueden seguir utilizándose las hojas de cálculo o será obligatorio adoptar un sistema de facturación que cumpla con los nuevos requisitos?
Para responder a esta cuestión, la Dirección General de Tributos (DGT) ha emitido una consulta vinculante que despeja las dudas y deja claro en qué casos es obligatorio adaptarse a la normativa.
Facturación con hojas de cálculo: una práctica extendida, pero en el punto de mira
Las hojas de cálculo han sido durante mucho tiempo un recurso útil para autónomos y pequeñas empresas. Sin necesidad de programas específicos, permiten generar facturas, numerarlas y llevar un control básico de ingresos y gastos.
Pero con la entrada en vigor del nuevo reglamento, la Agencia Tributaria ha puesto el foco en los sistemas informáticos de facturación, exigiendo que estos garanticen la integridad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros. En este contexto, la gran duda es si las hojas de cálculo entran dentro de esta definición y, por tanto, deben cumplir con los mismos requisitos que un software de facturación.
La DGT ha abordado esta cuestión en la consulta vinculante V2653-24, en la que una empresa plantea si, al emitir pocas facturas al mes con hojas de cálculo, debe adaptar su sistema de facturación al nuevo reglamento.
La respuesta de la DGT: depende de cómo se utilice
La consulta vinculante deja claro que el problema no es la herramienta en sí, sino el uso que se haga de ella.
Si la hoja de cálculo se usa únicamente como un registro manual de facturas, sin automatización ni almacenamiento digital de las mismas, no se considera un sistema informático de facturación y, por tanto, no está sujeta a los nuevos requisitos.
Pero si la hoja de cálculo genera, gestiona o almacena facturas electrónicas, entonces sí se considera un sistema informático de facturación y deberá cumplir con los requisitos del reglamento.
Es decir, la clave está en la automatización. Si el sistema permite generar facturas, almacenarlas digitalmente o gestionarlas de manera automática, entra en el ámbito del nuevo reglamento y debe cumplir con sus exigencias.
¿Cómo saber si un sistema de facturación debe adaptarse?
Para determinar si un autónomo o empresa debe adaptar su sistema, hay que responder a estas preguntas:
- ¿La herramienta genera facturas automáticamente?
- ¿Guarda las facturas digitalmente de forma estructurada?
- ¿Gestiona la numeración y emisión sin intervención manual?
- ¿Es un software que procesa los datos de facturación de manera automatizada?
Si la respuesta a estas preguntas es sí, el sistema de facturación deberá adaptarse al reglamento.
Por el contrario, si la empresa emite las facturas manualmente y solo usa la hoja de cálculo como un registro, sin automatización, no tiene obligación de cambiar su sistema.
Excepciones y flexibilidades en la normativa
La consulta vinculante también aclara que existen ciertos márgenes de flexibilidad para autónomos y pequeñas empresas:
- Si la facturación se hace manualmente, no es obligatorio adaptarse.
- Se están evaluando ampliaciones de plazos y excepciones para ciertos sectores.
- La Agencia Tributaria ofrecerá herramientas gratuitas para facilitar la adaptación.
- Las empresas podrán solicitar una exención si justifican que su actividad no requiere un sistema automatizado.
Esto significa que la adaptación al nuevo reglamento no es inmediata ni obligatoria para todos los negocios, sino que dependerá de cada caso particular.
¿Qué pasa si una empresa no cumple con el reglamento?
El artículo 201 bis de la Ley General Tributaria establece sanciones para quienes no cumplan con los requisitos del reglamento de facturación. Las multas pueden ascender a 50.000 euros por ejercicio fiscal, especialmente si se detecta que el sistema permite modificar o eliminar facturas sin trazabilidad.
Por ello, si una empresa usa un software de facturación que no cumple con los nuevos requisitos, deberá actualizarlo o sustituirlo por uno que garantice la integridad y trazabilidad de los registros.
¿Es obligatorio cambiar el sistema de facturación?
No en todos los casos. Si un autónomo o empresa usa hojas de cálculo solo como registro manual de facturas, no está obligado a adaptarse. Pero si su sistema automatiza la facturación, almacenamiento o numeración, sí deberá cumplir con el nuevo reglamento.
Antes de hacer cambios, es importante que cada empresa analice su método actual de facturación y determine si realmente está dentro del ámbito del reglamento. En muchos casos, no será necesario modificar nada, mientras que en otros será imprescindible actualizar el sistema para evitar problemas con la Agencia Tributaria.
El Real Decreto 1007/2023 marca el camino hacia la digitalización, pero no impone cambios inmediatos ni universales. En este contexto, es fundamental conocer bien las obligaciones y actuar en consecuencia, sin prisas ni riesgos innecesarios.
